Communication: L’utilité d’une Nomenclature

Introduction

Toutes les entreprises ont des problèmes de communication internes qui laissées sans attention peuvent empirer avec l’augmentation du personnel. La direction de l’entreprise a conscience de ces problèmes mais elle échoue à identifier la source et par conséquent à apporter une solution adaptée.

L’une des sources de ces problèmes est la mauvaise définition d’un langage commun.
Lors d’un échange d’information la communication se base sur des mots qui doivent avoir la même signification pour toutes les parties. Si ce n’est pas le cas, une perte d’information se produit. Cela est d’autant plus difficile si les informations échangées font partie d’un domaine qui n’est pas présent dans le langage courant et que des acronymes sont utilisés. Ex: programmation, finance, marketing, etc.

Une Base Commune

Pour aider à une meilleure compréhension et donc une meilleure communication dans l’entreprise, une nomenclature peut être mise en place. Elle servira de référence aux employés.
Dans n’importe quelle organisation un dictionnaire des mots spécifiques au domaine doit être facilement:

• Accessible: Chaque membre de l’organisation doit savoir où elle se trouve et y avoir accès.
• Recherchable: Si 200 termes sont présents, il doit être rapide de trouver ce que l’on cherche que ce soit en recherchant dans le document ou en classant les termes par ordre alphabétique.
• Modifiable: Une seule version de la page doit exister mais elle doit être de préférence versionnée pour facilement voir les modifications.

Plusieurs logiciels permettent de satisfaire ses besoins: Google Sheet/Docs, Confluence, etc des centaines de logiciels de documentation d’entreprise existent.
Je déconseillerais d’utiliser un dépôt git puisque le cycle de modification risque d’être trop long: commit, pull request, review, merge. Et que ses modifications ne seraient accessibles qu’aux personnes connaissant ses outils. Il serait donc impossible aux équipes non tech (marketing, comptabilité, …) de faire toute modification.

Si une documentation existe déjà, c’est un plus si chaque terme a un lien vers la page spécifique à laquelle elle fait référence.

Exemple pour le monde bancaire:

L’intérêt pour un nouvel employé

Les parties présentes lors d’un échange peuvent avoir des niveaux de compréhension différents suivant leur expérience dans ce domaine. Dans le cas d’un nouvel employé, le niveau de départ est proche de zéro. Il est dans l’intérêt de l’organisation que cette nouvelle personne devienne opérationnelle et autonome le plus rapidement possible. Il est donc essentiel de lui fournir les outils nécessaires pour atteindre ce but.

Une des façons de mettre en place ce dictionnaire est de demander au dernier arrivant dans l’entreprise ou dans l’équipe de noter tous les mots qu’il rencontre et pour lequel il a dû demander une explication.
Puis avec l’aide de son superviseur de clarifier les termes et de les inscrire dans la documentation.
Cette nomenclature sera fournie à chaque nouvel arrivant qui à son tour pourra l’apprendre et l’améliorer.

L’intérêt pour les autres employés

Pensez vous que chaque personne de l’entreprise a une bonne compréhension du domaine ?
On peut facilement le vérifier:

• Demandez aux employés la signification de “cet“ acronyme que vous utilisez tous les jours.
• Si vous vendez plusieurs produits, demandez à plusieurs employés de vous expliquer l’utilité d’un des produits.
• Si vous avez plusieurs équipes demandez à une, quel est le travail d’une autre.

Les réponses risquent de vous surprendre. Une des raisons qui amène à cet état est que ces informations ne sont écrites à aucun endroit.

Des informations basiques tel que:

• Quelles sont les responsabilités de “tel” rôle ?
• Quelles sont les responsabilités de cette équipe ?
• Quel est l’intérêt pour nos clients d’acheter ce produit ?

Ce sont des questions pour lesquelles les réponses peuvent être inscrites dans la nomenclature.

Conclusion

Cette nouvelle nomenclature sera inutile si elle n’est pas utilisée. C’est donc le rôle du superviseur de l’équipe ou de la direction de l’organisation d’encourager son utilisation lors des réunions ou tout autre échange. L’intégration de cette nomenclature dans le vocabulaire commun des membres de l’organisation ne se fera pas en une fois mais sera un travail continu. Cette nomenclature servira de socle à tout autre documentation présente dans l’entreprise et fournira des liens vers des explications plus complètes des sujets lorsqu’ils seront disponibles.

Bonus: Programmation

Pour faciliter la communication entre les développeurs il est important qu’ils connaissent tous la signification de mots clés spécifiques à la programmation et plus spécifiquement à leur langage.
Discuter de programmation avec ou sans support (code disponible) est compliqué étant un domaine très abstrait. Il est donc impératif que les bons termes soient utilisés.
Ex: fonction, méthode, instance, paramètres, boucle, requête, etc.
Pour ces termes, il est de la responsabilité des développeurs de les connaître. Il n’est donc pas forcément nécessaire de fournir une nomenclature spécifique à la programmation. Il est du ressort d’un superviseur de cette équipe de le déterminer.